英語メールが苦手でも大丈夫な時代になりました

「英語のメールを返信しないといけないのに、どう書けばいいか分からない」「翻訳ソフトで訳したら変な英語になってしまった」

そんな経験はありませんか？英語が得意でない方にとって、英語のビジネスメールはとても高いハードルです。

でも今は、AIに頼めば自然で丁寧なビジネス英語のメールを数秒で作ってくれます。英語力はゼロでも大丈夫。日本語でやりたいことを伝えるだけでOKです。

なぜAIの英語は翻訳ソフトより自然なのか

以前は「Google翻訳」などの翻訳ソフトを使う方が多かったと思います。しかし翻訳ソフトは直訳になりがちで、不自然な英語になることが多々ありました。

AIは違います。AIは大量の英語ビジネスメールを学習しているため、ネイティブスピーカーが実際に使うような自然な表現で書いてくれます。

また、「丁寧に」「フレンドリーに」「短く簡潔に」などのニュアンスも指定できるので、状況に合ったメールが作れます。

基本的な使い方：日本語でお願いするだけ

ステップ1：ChatGPTを開く

ChatGPT（chatgpt.com）にアクセスして、メッセージ入力欄に日本語で用件を書きます。アカウント登録がまだの方は無料で作れます。

ステップ2：日本語でやりたいことを伝える

難しい指示は不要です。こんなふうに日本語で伝えるだけです。

「英語でビジネスメールを書いてください。内容は以下の通りです。 来週の月曜日（4月28日）に打ち合わせをしたいと思っています。午後2時から4時の間でご都合はいかがでしょうか。場所はオンライン（Zoom）を予定しています。相手はアメリカの取引先で、丁寧な敬語で書いてください。」

これだけで、適切な英語ビジネスメールを作ってくれます。

ステップ3：日本語訳も一緒に確認する

「日本語訳も一緒に書いてください」と付け加えると、作られたメールの内容を日本語で確認できます。何が書かれているか自分でも把握できるので安心です。

シーン別の便利なプロンプト集

打ち合わせの依頼メール

「英語ビジネスメールを書いてください。〇〇について打ち合わせをお願いしたいです。来週中に30分ほどお時間をいただけますか？オンラインまたは対面でお会いできればと思います。丁寧な表現でお願いします。日本語訳も付けてください。」

お礼メール

「英語でお礼メールを書いてください。先日の会議に参加していただいたことへのお礼と、今後もよろしくお願いしますという内容です。短く簡潔にまとめてください。日本語訳も付けてください。」

納期・締め切りの延長をお願いするメール

「英語で納期延長のお願いメールを書いてください。原材料の調達が遅れているため、納期を2週間延ばしてほしいことをお伝えしたいです。申し訳ない気持ちと、全力で対応するという姿勢を伝えてください。丁寧にお詫びの気持ちを込めてください。日本語訳も付けてください。」

問い合わせメール

「英語で製品の問い合わせメールを書いてください。御社のウェブサイトで〇〇という製品を見たのですが、日本への輸送は可能でしょうか？また、最小注文数量はどれくらいですか？という内容です。日本語訳も付けてください。」

より自然な英語にするコツ

トーン（雰囲気）を指定する

同じ内容でも、指定するトーンによってメールの雰囲気が変わります。

- 「フォーマルに（formal）」：初めての取引先や目上の相手に - 「フレンドリーに（friendly）」：気心の知れた相手に - 「簡潔に（concise）」：要点だけを短くまとめたいとき

相手の文化を伝える

「アメリカ人の取引先に」「イギリスの会社に」など、相手の国を伝えると、その国のビジネス文化に合った表現を選んでくれます。

件名も一緒に作ってもらう

メール本文だけでなく、件名（Subject）も一緒に考えてもらいましょう。「件名も考えてください」と付け加えるだけです。

返信メールを作る場合

受け取った英語メールに返信する場合は、そのメールの内容をそのままChatGPTに貼り付けて「このメールへの返信を日本語の説明付きで書いてください」と伝えれば、内容を理解した上で適切な返信を作ってくれます。

注意点：送る前に必ず確認を

AIが作ったメールをそのまま送ることには注意が必要です。

確認すべきポイント

- 相手の名前・会社名が正しいか - 日付・数字に間違いがないか - 機密情報が含まれていないか

特に金額や日付は、AIが自動で入れることはないため（指定しなければ空白のままになる）、自分で正しい情報を追記する必要があります。

個人情報・機密情報は入力しない

ChatGPTに入力した内容はサーバーに送られます。契約金額・個人情報・未公開情報などは入力しないようにしましょう。これらの情報は後から手動で追記する形にしてください。

まとめ：英語が苦手でもAIで解決できる

英語が全く話せなくても、AIを使えばビジネスシーンで通用する英語メールが簡単に作れます。

日本語でやりたいことを伝えるだけで、自然で丁寧な英語メールが数秒で完成します。翻訳ソフトで悩んでいた時代はもう終わりです。

ぜひ次に英語メールが必要になったとき、AIに頼んでみてください。思った以上に使えるメールが出来上がって驚くはずです。